Artigo |09/05/2016

A análise de riscos e o aprimoramento dos processos operacionais – parte 2

Na primeira parte deste artigo,vimos que é na fase de construção do fluxograma desenhado a partir da análise da atividade para elaboração da APR, que ocorre a oportunidade de rever todas as tarefas em execução, registrar as inter-relações entre elas, revelando problemas e possibilitando que sejam conduzidas ações sobre as atividades que necessitam de aperfeiçoamento no seu desempenho devido à baixa performance), ou devido ao seu alto impacto estratégico sobre o negócio.

Neste artigo veremos, como devem ser conduzidas as avaliações de performance das atividades cujo fluxograma foi obtido através da APR.

Para cada atividade, podem ser conduzidas avaliações de duas naturezas:

1) avaliação de seu impacto sobre os negócios e;

2) avaliação da qualidade de seu desempenho, em função do atendimento às expectativas dos clientes.

Com base nessas avaliações são priorizadas as atividades que deverão ser analisados, ou seja, aquelas que tem maior impacto sobre os negócios e o pior desempenho.

Para esse fim utiliza-se a matriz: I x D (Impacto sobre o Negócio versus Performance).

........_E........Urgencia........Melhorar

........_D........Urgencia........Melhorar

........_C........Aprimorar........Adequar

........_B........Aprimorar........Adequar

........_A........Aprimorar........Adequar

...................5.....4...................3.2.1.

Utilizar a seguinte escala

Impacto sobre o negócio...............................Desempenho

...5 Fundamental......................................... A (ótimo)

...4 Elevado..............................................B (bom)

...3 Médio................................................C (razoavel)

...3 Incipiente...........................................D (apenas suficiente)

...4 Modesto..............................................E (insuficiente)

Zona de Urgência: Atividades de importância fundamental e desempenho inadequado. São atividades que requerem ruptura. Deve-se revisar e reprojetar a atividade quanto à organização, procedimentos, pessoal, tecnologia e responsabilidades. Recomenda-se a formação de grupo de projeto para o estudo e a definição das mudanças necessárias.

Zona de Melhoria: Atividades de importância média e desempenho inadequado. São atividades que requerem melhorias localizadas de pequena amplitude. Não é necessário rever a organização existente.

Zona de Aprimoramento: Atividades de importância fundamental e desempenho adequado. São atividades que requerem aprimoramento contínuo (Kaizen). Provavelmente, é suficiente agir sobre a configuração existente, sem modificar a organização; a utilização sistemática de ferramentas da qualidade é vital para assegurar a contínua busca da melhoria.

Zona de Adequação: Atividades de importância discreta e desempenho adequado. São atividades que não requerem intervenção e aos quais não se deve atribuir maior relevância. É suficiente delegar responsabilidades de direção associada à adoção de mecanismos de acompanhamento/monitoramento do tipo verificação/controle dos resultados.

Decio Wertzner – Fazer Segurança – maio/2016.